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A Melhoria Contínua e a transformação digital na época do Coronavírus

Como atua uma área de apoio, que não está ligada ao faturamento ou diretamente à produção, embora seja essencial

No dia 21 de abril participei de um live a convite do Prof. Helder Diniz, da Universidade de Pernambuco, com o intuito de falar sobre a Melhoria Contínua na era da transformação digital. A conversa foi produtiva e as trocas de experiências foram ricas, para mim foi uma noite de aprendizado que me propiciou novas perspectivas e insights.

Sem a pretensão de um artigo formal, exponho abaixo as questões e minhas respostas e experiência, que acredito possam consolidar e quem sabe agregar valor ao que conversamos na oportunidade, além de servir de material para os interessados que não participaram do evento.

1. O que é Melhoria Contínua e como é possível criar a cultura de Melhoria Contínua em uma organização?

A Melhoria Contínua (MC) envolve o conhecimento dos processos da empresa (tanto administrativos quanto produtivos ou de serviços), identificando oportunidades ou problemas que envolvem desperdícios ou variabilidade. A atividade de um profissional da MC (que não precisa obrigatoriamente estar em uma área da empresa) envolve é, a partir da oportunidade, buscar soluções de forma a melhorar tais processos a partir do método científico.

A cultura de MC é criada com 99% de transpiração e 1% de inspiração, usando a famosa assertiva de Thomas Edison. Mudar cultura envolve transformar as pessoas da organização, sabendo-se que o ser humano é avesso a mudanças. Então, além de uma alta dose de paciência e tolerância ao erro, envolve muita sensibilização, execução, contemplando seus três pilares: estratégia, pessoas e operações, conforme Ram Charan, e comprometimento dos interessados e envolvidos em geral. Não conheço empresa que tenha implantado uma cultura de MC na primeira tentativa ou ao menos sem ter que rever seus conceitos face às particularidades da cultura pré-existente, e incluo aqui as startups de operações no Brasil que participei.

2. Qual é o perfil, a rotina e o mercado de trabalho para o Profissional de MC

O profissional típico da MC pode vir de qualquer área de formação, sendo por excelência o Engenheiro de Produção, que é formado especificamente para essa profissão. Contudo, qualquer profissional pode vir a ser um bom profissional da MC se aprender e incorporar o pensamento científico, que por sua vez faz parte de qualquer formação ou especialização, gostar e se aprofundar sobretudo em ferramentas da qualidade e estatísticas, além de ter o espírito curioso (tem que gostar de problemas).

Reforçando, o profissional da MC deve especializar-se em Estatística, mas sobretudo ser um apaixonado por problemas, porque será sempre requisitado e útil quando houver um problema na organização. Para tanto, tem que gostar mais dos processos que da sua cadeira e do ar condicionado, uma vez que é o profissional do gemba (genchi gembutsu), que em tradução livre significa visitar o processo, ir onde ele ocorre.

Quanto ao mercado de trabalho, não conheço empresa seja de serviços ou industrial, em qualquer ramo de atuação, que não precise de um profissional de MC. Às vezes essa tarefa é marginalizada pois somos impacientes quanto ao tempo necessário para as análises. Somos imediatistas por natureza, o que leva geralmente a melhorias paliativas que acabam ocasionando a reincidência dos problemas após algum tempo.

As organizações que levam a sério a MC, e não estou falando aqui de uma área, normalmente colhem frutos e são aquelas que se destacam pela excelência de seus processos. Acontece que geralmente quem enxerga de fora não entende o que as faz diferentes, mas garanto que o sutil diferencial entre empresas excelentes e não excelentes passa pela MC. Exemplo: Jack Welch conseguiu colocar a GE em patamares de excelência nunca antes vistos ao valorizar, e fazer com que até sua equipe gerencial valorizasse o Pensamento Científico, com a roupagem do Seis Sigma.

3. Quais as expectativas da Melhoria Contínua na era da transformação digital? Como ferramentas como as soluções de BI e, no geral, aquelas associadas ao Data Analytics têm contribuído para essa integração.

A MC está transformando-se face à quantidade de dados hoje disponível. A dificuldade hj, ao contrário de há alguns anos, não é mais obter dados, e sim ter dados confiáveis e saber o que fazer com eles, gerando informações e, consequentemente, conhecimento.

Hoje o profissional da MC precisa estar associado a especialistas ou se desenvolver na análise de dados. Por exemplo, na indústria conseguimos hoje saber em aplicativo pelo celular como está funcionando cada uma de nossas linhas de produção em qualquer lugar do mundo. O problema tornou-se como, a partir da coleta desses dados, apresenta-los de forma que agregue valor aos usuários, permitindo a tomada de decisão.

Felizmente surgiram soluções como ferramentas de BI e até novas e antigas de programação (Python, “R” etc.) que, buscam dados em tempo real nos sistemas como ERP e MES (Manufacturing Execution System) e nos permite compor de forma palatável para os gestores e usuários em geral tais dados em formatos gráficos ou até mesmo sugerindo soluções a partir de uma inteligência artificial. Isso facilita muito o trabalho e nos permite guardar esforços para o que realmente interessa – análise e uso científico de dados para a melhoria contínua e a execução.

Logicamente que a transformação digital (ou indústria 4.0) é muito mais abrangente somente o analytics, poderia dar exemplos que temos desenvolvido como a associação com startups em manufatura aditiva para confecção de peças para reposição em equipamentos, reduzindo assim nosso capital empregado; ou a adoção de simulação antes de colocar uma solução para ver seus reais benefícios e provar o retorno do investimento em de terminado projeto de substituição de tecnologia organizacional.

A verdade é que a transformação digital vem para contribuir e a equipe de MC tem usado muito seus conceitos e soluções para demonstrar e viabilizar com análise científica projetos que muitas vezes seriam descartados sem uma avaliação mais profunda devido ao custo elevado e com dificuldade de comprovação do retorno. Some-se a isso as linhas de fomento sobretudo à inovação como Lei do Bem, que muitas vezes reduzem consideravelmente os dispêndios como o IPI na aquisição de equipamentos.

4. A transformação digital veio para ficar?

O Lean e o Seis Sigma nasceram em caminhos paralelos, o primeiro mais voltado para a redução de desperdício e o segundo para a redução de variabilidade nos processos que agregam valor ao cliente. No final da década de 90 / início dos anos 2000 eles começaram a trabalhar juntos, numa primeira evolução do Seis Sigma, contemplando a redução de desperdícios (lean) durante a execução dos projetos. Enquanto o lean age rápido reduzindo desperdícios e mostrando os quick wins, o programa ganhava (e ainda ganha) credibilidade para tomarmos mais algum tempo com análises estatísticas do Seis Sigma e trazermos as melhorias perenes.

Agora, estamos vendo uma nova transformação, embora muitos ainda não a tenham vivido ou aceitem, que é a união do Lean Seis Sigma com as ferramentas da indústria 4.0. Data analytics, inteligência artificial, internet das coisas etc. tem sido associadas às ferramentas tradicionais estatísticas para obtenção de melhorias muitas vezes disruptivas, criando soluções inesperadas.

5. E o movimento Agile, com métodos como o Design Sprint?

Por outro lado, o movimento Agile iniciado nas empresas de software tem inclusive expandido seus conceitos para as empresas em geral, e a MC é o melhor caminho para sua aplicação. Temos exemplos de diversas empresas que têm executado diversos treinamentos de Design Thinking, Design Sprint etc. que, motivam e deixam todos pilhados pelo método.

Contudo, a maioria das corporações não conseguem dar sequência nos projetos, pois percebe-se que após algumas semanas, quando o pessoal perde o ímpeto do treinamento e tudo começa a voltar ao normal. Por experiência própria, nada melhor do que colocar um especialista de Lean Seis Sigma para acompanhar tais projetos. Eles garantem acompanhamentos mensais ou até semanais com as equipes para dar sequência e promover a mudança de cultura, iniciada com o treinamento. Tenho por experiência que mais de 70% dos projetos que são acompanhados de fato por um especialista com domínio dos conceitos de projeto e estatísticas, um black belt no Lean Seis Sigma por exemplo, chegam a um bom término com inovação e melhoria. Ao acompanhar e reportar o andamento, assegura-se o foco e se mantem a mudança em andamento até que vire realmente cultura organizacional.

Na Universidade sou o responsável pelo curso de Lean Seis Sigma com foco nessas melhorias, trazendo profissionais de consultorias (Big 4), empresas de tecnologia e investimentos, por exemplo, e até profissionais de outras áreas para compartilharem conteúdos específicos sobre como trabalhar com essas novas ferramentas. Também tecemos parcerias com outras Universidades, algumas fora do país, garantido um foco extra e benchmarking com o que estão fazendo no resto do mundo. Esse ano estávamos traçando uma parceria com algumas Universidades nos EUA e na Europa, mas o Corona vírus acabou não permitindo essas aulas na época de férias.

Falando um pouco mais da academia, no sentido da indústria 4.0 e do Lean Seis Sigma, construímos parcerias com empresas que oferecem projetos para execução de alunos (sem custo para a empresa). Essa abordagem permite com que os alunos tenham acesso a dados reais e ferramentas de última geração, gerando valor em análise e alcançando resultados para as empresas a partir de projetos bem executados e assistidos por nós professores. Esses poucos alunos selecionados dos últimos semestres da Engenharia de Produção realizam projetos em suas empresas ou com as empresas parceiras e saem com a formação Green Belt no final do curso, o que certamente aumenta sua empregabilidade quando no mercado.

6. O que a MC está fazendo em época de Corona vírus?

A MC está acompanhando as atividades fabris hora presencial hora remotamente, mas também preparando material para o retorno. Estamos convertendo todos nossos treinamentos (facilitadores e pilares TPM, Lean Logistics, Fomento à Inovação com as leis de Inovação, Gestão de Documentos etc.) todos para o formato videoaula, tanto para que as outras áreas já tenham acesso imediato via remoto (em home office) quanto para massificar os treinamentos na retomada. A ideia é usarmos nossos profissionais capacitados nos métodos (Black e Master Black Belts) para apoio aos projetos e especialização dos belts atuais. Porém, não é nosso propósito substituirmos totalmente o humano, principalmente no que tange às análises e práticas, que são mais de 50% de nosso treinamento de green belt por exemplo, mas podemos massificar os treinamentos e atuarmos onde agregamos mais valores (no suporte e execução dos projetos nas operações).

7. Como o conceito de desenvolvimento das pessoas dentro do TPM é importante para mantermos os níveis de produtividade e de disciplina da equipe.

TPM (Manutenção Produtiva Total como gosto de falar) fala sobre o desenvolvimento de pessoas. Ele tem outros nomes e abordagens como Gestão (management) no lugar de Manutenção ou WCM (World Class Manufacturing).

Em minha experiência recente, implantamos o WCM integralmente, o que se mostrou muito ineficaz no nosso caso, mesmo usando renomadas consultorias para a acompanhamento. Acontece que nossa cultura mostrou-se refratária e não conseguimos implantar a disciplina. Três anos se passaram-se (escrevi diversos artigos sobre esse assunto) e tivemos que retomar com uma abordagem junto ao pessoal do chão de fábrica e rever todos os conceitos e criar um TPM customizado.

Conseguimos a partir da prática um sistema de gestão eficaz para o chão-de-fábrica e que obedece às premissas do TPM: desenvolver pessoas disciplinadas, comprometidas e proativas à medida que os problemas aparecem, parafraseando Freddy Ballé na obra “A Mina de Ouro”. Desde então somos aficionados pela desburocratização do TPM. Nosso TPM tem apenas 3 passos e abrange estritamente o que precisamos para a nossa gestão. Deixamos tudo que podíamos de lado focando no que é essencial para a gestão e sobretudo para o desenvolvimento das pessoas.

Catalogamos tudo, montamos um Sistema de Gestão baseado em uma pirâmide, e hoje estamos implantando em alguns de nossos fornecedores, startups e microcervejarias.

8. Na época de tantas lives, webinars, treinamentos e enfim, conhecimento on line, como a melhoria Contínua pode influenciar na vida pessoal para sabermos priorizar e gerar conhecimento?

Estamos presenciando um momento de enxurrada de lives, treinamentos online, webinars etc. Assim como no big data, temos uma quantidade incrível de conhecimento que está sendo compartilhado. Tem conteúdos que deixam a desejar, mas existe material de excelente qualidade e profissionais super-gabaritados que podem agregar muito valor para nossa formação contínua.

Na minha percepção, vejo muita gente participando de lives (como a que fiz por exemplo) e não aplicando seu conteúdo. Sinto que quando participamos de um evento, qualquer que seja seu formato, quando não temos um propósito claro acabamos não convertendo o conhecimento adquirido em execução e, consequentemente, resultados, que é o que importa.

Qual o seu propósito de vida? Qual é a qualificação desejada ou necessária, ou você está participando de um monte de conversa para postergar mais um pouco a execução? A execução, mais uma vez citando Ram Charan, envolve pessoas, estratégia e operações. Não há estratégia que resista sem execução, não há pessoas que sigam uma estratégia sem execução, não há que se falar que não há operações sem execução porque elas são a efetivação da execução.

Logicamente que não estou falando que esse movimento não é válido, a probabilidade de uma live agregar valor é bem maior que se estivéssemos assistindo uma série na Netflix, mas temos que enxergar o uso do que estamos absorvendo, senão isso vai se perdendo com o passar dos dias.

Plagiando Cecília Meirelles, “escolha o seu sonho”, defina-o bem a partir de seu propósito de vida e por favor, arregacem as mangas e construam a ponte até ele. Não esperemos que ele venha até nós e não caiamos na armadilha da procrastinação. Aí passamos a selecionar adequadamente quais os conteúdos que nos interessam, sendo que já saímos das discussões com a aplicação na cabeça. Numa abordagem recente, defina seu Ikigai, o seu propósito, a razão pela qual sua vida faça sentido, que tudo confabulará a seu favor, afinal isso é uma questão estatística, a solução só ocorre quando há um observador perceptivo.

9. Como os métodos da MC podem nos nortear a transformação digital?

A MC trabalha com métodos científicos estruturados. Esses métodos certamente contribuem para o levantamento e análise dos dados, chegando-se a conclusões robustas que justifiquem financeira, quantitativa ou qualitativamente a execução de uma solução envolvendo ou não a transformação digital. Nem sempre precisamos de uma solução tecnológica, mas os métodos atrelados à MC nos permitem nortear a transformação tecnológica no sentido de suporte ao negócio, tornando-o mais rentável quer seja pelo aumento da produtividade quanto pela redução de desperdícios.

10. Qual é a melhor forma de balancear a MC com baixos investimentos?

Mesmo nas organizações que tem uma área específica de MC, nunca é fácil obter recursos financeiros e investimentos. E as organizações estão certas, o que se espera da MC é que oriente a organização para o caminho mais rentável, reduzindo desperdícios ou melhorando as entregas de uma forma geral. Assim, mesmo sem investimentos a MC tem a missão de massificar o conhecimento científico na empresa, qualificando as pessoas que executam os processos para realizarem melhorias. E melhorias não são somente disruptivas, podem ser simples ações que melhorem a qualidade dos serviços ou produtos, esses é o princípio do Kaizen (mudar para melhor em tradução livre). Ao se criar uma cultura de MC, todos pensam em melhorias, fazendo com que a corporação desperte definitivamente para o método científico – vale aqui a citação da Toyota: “somos uma empresa de cientistas que fabrica carros”.

Neste contexto, quando se fizerem necessários investimentos, quando bem justificados eu tenho convicção e experiência que esses serão liberados em prol do benefício que trarão e da confiança que a empresa adquirirá nos métodos.

Resumindo, a MC tem muito a agregar nessa época de Corona vírus, pois será importante sua atuação na retomada, sobretudo porque, sobretudo nas organizações que tiveram que parar seus processos, a tendência é que eles voltem com uma performance menor que a que estava em plena cadência, ai a importância do método científico para identificar as causas e as solucionar. Esse trabalho será facilitado se tivermos dados confiáveis e em abundância, preferencialmente coletados diretamente dos sistemas oficiais da empresa. Ainda nesse contexto, pode ser um momento interessante para refletirmos sobre a implantação ou o uso de tecnologias ligadas à indústria 4.0 para aumento da produtividade, qualidade ou confiabilidade dos processos. Como disse na live que motivou esse documento, espero ter agregado algum valor e pelo menos colocado alguns incômodos para vocês refletirem nos próximos dias!

Agradeço ao prof. Helder Diniz da Universidade de Pernambuco por mais essa oportunidade de falar um pouco sobre a minha percepção e experiência sobre a Melhoria Contínua, assim como o aprendizado proporcionado nessa interação com profissionais e estudantes de todo o Brasil.

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